Preguntas Frecuentes

Índice

1.- ¿Puede el SAT ver lo que firme usando la e.firma (antes llamada FIEL)?

No. Si bien es cierto que el SAT es la Autoridad Certificadora que emite la e.firma (antes llamada FIEL), eso no significa que tenga acceso a los documentos que se firmaron utilizando este certificado. No es legal ni técnicamente posible que el SAT conozca el contenido de los documentos que se firmen con la e.firma.

Legalmente no es posible ya que uno de los principios de la Firma Electrónica Avanzada, de acuerdo con la Ley de Firma Electrónica Avanzada, es justamente la confidencialidad.

Aunado a lo anterior, las Disposiciones Generales que rigen a la e.firma establecen claramente que el uso de la clave privada y frase de seguridad con base en la cual se emite cada certificado quedarán bajo estricta y absoluta responsabilidad del propietario de la e.firma; asimismo, estas Disposiciones Generales establecen que la Firma Electrónica Avanzada es personal e intransferible.

A nivel técnico tampoco es posible que el SAT conozca el contenido de los documentos que firmes con tu e.firma ya que el procedimiento de validación de certificados se lleva a cabo a través de un protocolo utilizado para obtener en tiempo real el estado actual de dicho certificado digital, el protocolo llamado OCSP asegura que el SAT únicamente recibe una solicitud de validación de la vigencia del certificado de e.firma utilizado, garantizando que se encuentra vigente y no ha sido revocado. En esta solicitud de estatus, el SAT no puede recibir, analizar, pronunciarse, o revisar de ninguna manera el contenido del documento firmado.

En DigitaFirma nos aseguramos que nadie más que tú y los firmantes que designas tengan acceso a los documentos dentro de nuestra plataforma.

2.- ¿Cómo aseguran la validez legal de los documentos firmados con DigitaFirma?

Conforme a la legislación mexicana la Firma Electrónica produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa, lo que significa que los documentos que se firman en DigitaFirma tienen el mismo valor probatorio en juicio que si se firmaran autógrafamente. Actualmente existen precedentes judiciales que avalan la validez del uso de la Firma Electrónica en diversos tipos de documentos, transacciones y actos en diversos ámbitos.

Legalmente no es posible ya que uno de los principios de la Firma Electrónica Avanzada, de acuerdo con la Ley de Firma Electrónica Avanzada, es justamente la confidencialidad.

Los documentos firmados en DigitaFirma cuentan con el respaldo de un tercero denominado Prestador de Servicios de Certificación (PSC), autorizado por la Secretaría de Economía (SE) para certificar la autenticidad y legalidad de los mismos, garantizando que se cumplen los requisitos legales establecidos en la NOM-151, que es la Norma Oficial Mexicana aplicable a la conservación de documentos electrónicos y demás aspectos relacionados con la Firma Electrónica.

Los documentos firmados en DigitaFirma poseen características importantes que fortalecen su validez desde el punto de vista jurídico:

  • Fecha Cierta: a través de un sello digital que se estampa en los documentos firmados, se puede saber con exactitud la fecha y hora exacta en que cada uno de los firmantes ha firmado un documento en DigitaFirma.
  • Constancia NOM-151: todos los documentos que se firman en DigitaFirma cuentan con una Constancia de Conservación de Mensajes de Datos emitida por un PSC autorizado por la SE, la cual garantiza que la información permanezca íntegra e inalterada, a partir de su firma.
  • Almacenamiento de documentación: en DigitaFirma tienes la opción de almacenar tus documentos firmados electrónicamente por un plazo de hasta 10 años. Esto es importante ya que, conforme al Código de Comercio, los comerciantes tienen la obligación de conservar por dicho período toda la documentación legal que respalde su actividad comercial, cumpliendo con los requisitos de la NOM-151.
  • Uso de Firma Electrónica Avanzada: en DigitaFirma solo será aceptado, por el momento, el uso de la Firma Electrónica Avanzada de sus usuarios, la cual cuenta con características que la hacen confiable y la mejor opción para asegurar la solidez jurídica del documento que se firma.

Para conocer más sobre el Fundamento Legal de la Firma Electrónica en México, haz clic aquí.

3.- ¿Qué tipo de documentos puedo firmar a través de DigitaFirma?

DigitaFirma puede ser utilizado sobre cualquier tipo de documento de texto con extensiones .DOC, .DOCX y .PDF. Cualquier documento que requiera ser conservado en soporte electrónico con garantía de seguridad e integridad puede ser protegido a través de una Constancia de Conservación bajo la NOM-151.

La Ley en México es clara sobre la legalidad de la Firma Electrónica en cualquier tipo de actos comerciales, contratos de naturaleza privada celebrados entre particulares y/o entre empresas, documentos relacionados con materias como la laboral, fiscal, así como contratos con casas de bolsa, operaciones fintech, entre otros.

Algunos ejemplos de documentos que pueden ser firmados a través de DigitaFirma son:

  • Toda clase de convenios y contratos comerciales celebrados entre particulares, tales como: contratos de prestación de servicios, convenios de confidencialidad (NDA’s), contratos de arrendamiento, órdenes de compra, contratos de joint venture.
  • Documentos societarios de las empresas, tales como: actas de resoluciones unánimes adoptadas por los accionistas fuera de asamblea, libros de actas de asamblea, libros de registro de accionistas, libros de variaciones de capital.
  • Documentos relativos al manejo interno de las empresas, tales como: libros contables, estados financieros, reglamentos internos, memorándums, comunicados, bitácoras, políticas de las empresas, manuales operativos, recibos de nómina.

Es importante mencionar que firmar un documento electrónicamente a través de DigitaFirma, al igual que como sucede cuando dichos documentos se firman autógrafamente, no exime a los firmantes de cumplir con los demás requisitos y formalidades que conforme a Ley sean aplicables, como puede ser que un documento deba protocolizarse ante Fedatario Público, o inscribirse en el Registro Público de la Propiedad y de Comercio.

Igualmente, existen cierto tipo de documentos que pueden requerir formalidades adicionales, tal es el caso de los pagarés, actas de matrimonio, divorcio, y adopción. En estos casos sugerimos consultar primero con un abogado, e invitarle a conocer más sobre el Fundamento Legal de la Firma Electrónica en México.

4.- ¿Cómo se protege mi información al utilizar DigitaFirma?

DigitaFirma utiliza los más altos estándares en la industria de seguridad de la información y protección de datos personales, manteniendo la información de clientes y documentos firmados a salvo de desastres, ataques, y fallas en los equipos de cómputo, eléctricos y redes de comunicación.

Legalmente no es posible ya que uno de los principios de la Firma Electrónica Avanzada, de acuerdo con la Ley de Firma Electrónica Avanzada, es justamente la confidencialidad.

Los certificados de seguridad de grado extendido usados por DigitaFirma aseguran que toda la información enviada y recibida por los usuarios viaja de forma encriptada y segura.

Todos los servicios requeridos para la operación de DigitaFirma son hospedados a través de Google Cloud Platform, empresa líder en seguridad de la información, cuya filosofía de infraestructura segura desde el diseño garantiza la protección de datos mediante sistemas avanzados de detección de amenazas y software malicioso. Adicionalmente, DigitaFirma cuenta con planes de recuperación y continuidad de negocio en caso de desastres o amenazas de seguridad, que están listos para ser ejecutados en el momento que sea necesario.

Conoce más sobre las fortalezas de DigitaFirma en materia de seguridad de la información y protección de datos personales. Clic aquí.

5.- ¿Qué beneficios tiene usar la Firma Electrónica Avanzada?

Algunos de los beneficios de firmar documentos con Firma Electrónica Avanzada, en lugar de firma autógrafa son:

  • Inmediatez: DigitaFirma permite que un documento sea firmado simultáneamente y de forma eficaz de manera remota, reduciendo tiempos antes dedicados a reuniones, impresiones, escaneos y envío de documentos.
  • Identificación inequívoca de los firmantes: la Firma Electrónica Avanzada permite identificar plenamente a cada firmante, al haber sido ésta emitida por una Autoridad Certificadora cerciorándose de la identidad del dueño de la firma, mediante una entrevista personal, cotejo de identificación oficial, e incluso la recolección de datos biométricos.
  • Integridad de la información: la Constancia de Conservación NOM-151 que emite el PSC que respalda a DigitaFirma permite garantizar que un documento permanezca íntegro e inalterado a partir de su firma.
  • No repudio: cada Firma Electrónica Avanzada corresponde de manera exclusiva a cada firmante, de manera que se garantiza la autoría de los documentos que sean firmados haciendo uso de ésta.
  • Facilidad de cancelación: tratándose de la e.firma, en caso de que el control sobre la misma se vea comprometido, el proceso de cancelación del certificado es inmediato y a través de un sencillo trámite en línea . Una vez cancelado el certificado, en automático deja de funcionar para firmar nuevos documentos.

6.- ¿Qué pasa si perdí un documento que firmé en DigitaFirma, es posible recuperarlo?

Sí, DigitaFirma almacena los documentos firmados por sus clientes para su posterior consulta, descarga y/o reenvío por email. DigitaFirma ofrece un almacenamiento de documentos por hasta 10 años, a partir de la firma de los mismos.

Esto es de especial importancia, si se considera que el Código de Comercio establece que los comerciantes deben resguardar toda la documentación en que se respalde su actividad comercial por un lapso de 10 años, debiendo dicha documentación estar disponible para ulterior consulta, y tratándose de documentación electrónica, debiéndose conservar conforme a la NOM-151. El almacenamiento de documentos en DigitaFirma cumple a cabalidad con todos los requisitos mencionados.

7.- ¿Cómo funciona el proceso de firma electrónica de documentos con DigitaFirma?

DigitaFirma puede utilizarse a través de un navegador web, en https://app.digitafirma.com, o a través de una integración entre DigitaFirma y los sistemas de tu empresa (API). El proceso de firma de documentos es el siguiente:

  • Registro: El usuario se registra en DigitaFirma, solo necesitas tu nombre y un correo electrónico.
  • Carga de documentos: El usuario carga el o los documentos a firmar (archivo . DOC, .DOCX, o .PDF).
  • Establecer firmantes: El usuario señalan a los firmantes del documento con su nombre completo y correo electrónico, si quieres hacer más segura la firma puedes incluir un RFC o CURP para que solo ellos puedan firmar.
  • Invitación a firmar: Los firmantes reciben en su correo electrónico una invitación para revisar el documento, y en su caso firmarlo. No se requiere que los firmantes invitados se registren en DigitaFirma.
  • Fecha Cierta: El sistema de DigitaFirma captura la fecha y hora en que cada firmante firma el documento.
  • Constancia de Conservación: Una vez que todos los firmantes han firmado el documento, se genera una Constancia de Conservación conforme a la NOM-151.
  • Distribución: El documento firmado por todas las partes se distribuye entre los firmantes.

8.- ¿Cómo puedo usar DigitaFirma?

Puedes crear una cuenta gratuita desde https://app.digitafirma.com/register. Puedes utilizar nuestro sistema web para firmar documentos, o puedes utilizar nuestra API si eres desarrollador de software.

9.- ¿Cuál es el sustento legal de DigitaFirma?

La legislación mexicana regula el uso de la Firma Electrónica en diversas disposiciones legales, entre las cuales se encuentran las siguientes:

  • Ley de Firma Electrónica Avanzada.
  • Código de Comercio.
  • Código Civil Federal.
  • Código Federal de Procedimientos Civiles.
  • Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016 que define los requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos(NOM-151).
  • Entre otros…

Para conocer a mayor detalle la información relacionada con el fundamento legal de DigitaFirma da clic aquí.

10.- ¿Sobre qué documentos puedo utilizar DigitaFirma?

Cualquier documento que requiera una conservación en soporte electrónico con garantía de seguridad e integridad puede ser resguardado bajo los lineamientos establecidos en la NOM-151. Algunos documentos que pueden ser firmados a través de DigitaFirma son:

  • Convenios entre empresas.
  • Especificaciones técnicas.
  • Memorias de proyectos.
  • Reglamentos laborales.
  • Libros contables.
  • Contratos y convenios.
  • Entre otros.

Consulta nuestra pregunta 4.- ¿Qué tipo de documentos puedo firmar a través de DigitaFirma? para más información al respecto.

11. ¿Se pueden recuperar los documentos firmados con DigitaFirma?

Sí, DigitaFirma almacena los documentos firmados por sus clientes por un plazo de hasta 10 años, para su posterior consulta, descarga y/o reenvío por email.

12.- ¿Por cuánto tiempo DigitaFirma almacena los documentos firmados?

Los documentos firmados en DigitaFirma permanecerán almacenados por, cuando menos, 10 (Diez) años, a partir de la firma de cada uno de ellos.

13. ¿Es seguro usar la e.firma en DigitaFirma?

Sí, la e.firma es una Firma Electrónica Avanzada que cuenta con mecanismos de seguridad adecuados regulados por la legislación actual.

Entre otras características, la e.firma ofrece:

  • No repudio a la manifestación del firmante.
  • Identificación inequívoca del firmante.
  • Integridad de los datos.
  • Permite la detección de alteraciones, tanto de la firma en sí misma, como de los documentos que sean firmados con ella.

Para conocer más detalles visita nuestra pregunta número 6.- ¿Qué beneficios tiene usar la Firma Electrónica Avanzada?.

DigitaFirma no almacena la llave privada (archivo .key) o la clave privada (contraseña) de la e.firma de sus usuarios, manteniendo con ello la e.firma en todo momento bajo el exclusivo control del usuario.

Además de lo anterior, DigitaFirma utiliza los más altos estándares en la industria de seguridad de la información y protección de datos personales.

Para conocer más a detalle, visita nuestra pregunta número 5.- ¿Cómo se protege mi información al utilizar DigitaFirma?.

14. ¿Puedo firmar escrituras de casas o terrenos de forma digital?

Firmar un documento electrónicamente a través de DigitaFirma no exime a los firmante de cumplir los demás requisitos que conforme a Ley sean aplicables. La escrituración de inmuebles necesariamente se debe formalizar ante Notario Público, por lo que la mera firma electrónica de los documentos privados relativos a la transmisión de un inmueble, no surtirá efectos legales.

Esto no significa que las escrituras de un inmueble no sean válidas por ser firmadas electrónicamente, sino por no cumplir con las formalidades que la Ley exige, como es en este caso el protocolizar ante Notario Público; es decir, existen ciertos actos que, incluso firmados autógrafamente, si no son formalizados ante Notario Público, no serán jurídicamente válidos.

En todo caso, tratándose de operaciones a realizar respecto de bienes inmuebles, lo mejor es primero consultar con un Notario Público, e invitarle a conocer más sobre el Fundamento Legal de la Firma Electrónica en México.

Consulta nuestra pregunta 4.- ¿Qué tipo de documentos puedo firmar a través de DigitaFirma? para más información al respecto.

15. Ante un juicio ¿Los documentos son válidos?

Sí, tratándose de juicios civiles, mercantiles, administrativos, fiscales y laborales, existen disposiciones legales claras en las cuales se establece que los documentos firmados con Firma Electrónica son pruebas válidas admisibles en juicio.

En todos los casos, la Ley establece que la valoración de la prueba deberá atender a su fiabilidad, atendiendo a aspectos tales como el acreditar que un documento se ha mantenido íntegro e inalterado a partir del momento de su firma, situación que queda satisfecha a plenitud a través de la Constancia de Conservación conforme a la NOM-151 que se emite respecto de cada documento que es firmado a través de DigitaFirma.

Para conocer más a detalle, visita nuestra sección de Fundamento Legal.

16. ¿Hay jurisprudencias que la validez de los documentos firmados digitalmente?

Sí, existen diversos criterios, tanto jurisprudenciales (de cumplimiento obligatorio para los Tribunales Federales) como tesis aisladas (criterios orientadores), aprobados por el Poder Judicial de la Federación, los cuales de forma general coinciden en la validez de la Firma Electrónica como prueba válida admisible en juicio, así como en reconocer su validez y utilidad en diversos actos del quehacer judicial, como lo son la presentación de escritos, o la práctica de notificaciones, por mencionar algunos ejemplos.

Esto es importante, ya que la existencia de criterios judiciales que confirmen la validez del uso de Firma Electrónica implica que los documentos firmados electrónicamente son válidos y oponibles ante terceros, inclusive, de ser necesario, a través de un proceso judicial.

Algunos criterios judiciales interesantes sobre Firma Electrónica en México:

17. ¿Qué dependencias de gobierno ya admiten documentos firmados digitalmente?

Cada vez son más dependencias gubernamentales las que implementan la realización de diversos trámites en línea, apoyándose en el uso de alguna Firma Electrónica. Entre los más importantes, se encuentran:

  • Servicio de Administración Tributaria (SAT).
  • Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
  • Secretaría de Economía.
  • Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial (IMPI).
  • Poder Judicial de la Federación.
  • Entre otras.

18. ¿Alguien más que yo tiene acceso al documento original, por ejemplo el SAT o el PSC que emite la constancia NOM-151?

No. No es legal ni técnicamente posible que el SAT o el PSC conozcan el contenido de los documentos que se firmen con la e.firma.

No es posible que la autoridad que emite los certificados de identidad, en este caso el SAT o PSC que emite la e.firma, conozca el contenido de los documentos que con ella se firmen. Esto obedece al principio de confidencialidad de acuerdo con la Ley de Firma Electrónica Avanzada.

A nivel técnico tampoco es posible que el SAT conozca el contenido de los documentos que firmes con tu e.firma, ya que el protocolo utilizado (OCSP) asegura que el SAT únicamente recibe una solicitud de validación de la vigencia del certificado de e.firma utilizado.

La NOM-151 establece que en el proceso de solicitud de una Constancia de Conservación, el PSC únicamente recibe la huella digital electrónica del documento respecto del que se requiere la Constancia..

Consulta nuestra pregunta 1.- ¿Puede el SAT ver lo que firme usando la e.firma (antes llamada FIEL)? para más información al respecto.

19. ¿Mi documento se transmite a alguien más que yo y mis invitados a firmar?

No. DigitaFirma utiliza los más altos estándares en la industria de seguridad de la información y protección de datos personales, manteniendo la información de clientes y documentos firmados bajo estricta confidencialidad.

Conoce más sobre la protección de tu información consultando la pregunta 5.- ¿Cómo se protege mi información al utilizar DigitaFirma?

20. ¿Qué pasa con mis documentos si decido darme de baja de DigitaFirma?

Al momento de solicitar tu baja de DigitaFirma, pondremos a tu disposición un compendio con los documentos que hayas firmado en la plataforma; dicho compendio permanecerá disponible para tu descarga y almacenamiento durante 30 días naturales contados a partir de la solicitud de baja.

21. ¿Es posible utilizar en DigitaFirma Firmas Electrónicas provenientes del extranjero?

Por el momento, únicamente podrás firmar en DigitaFirma usando la e.firma (SAT). No obstante lo anterior, el Código de Comercio establece que el lugar de expedición de una Firma Electrónica no se tomará en cuenta para determinar su validez jurídica.

Lo anterior significa que conforme a la legislación mexicana, las Firmas Electrónicas creadas en el extranjero tendrán el mismo valor que las emitidas en México, siempre y cuando presenten un grado de fiabilidad equivalente.

¿Listo para empezar a firmar? Abre tu cuenta demo con 30 documentos gratis.

Probar gratis
Le informamos que en nuestra página web utilizamos cookies, web beacons y otras tecnologías o mecanismos similares a través de los cuales es posible recabar datos personales de manera automática y simultánea al tiempo en que el usuario hace contacto con dichos mecanismos. Para conocer más sobre estos mecanismos y cómo deshabilitarlos, visite nuestro Aviso de privacidad. AceptarRechazar